Sistemas archivísticos y modelos de gestión de documentos en el ámbito internacional (Parte II)

Resumen

El artículo, presentado como ponencia en el Seminario Pre-Congreso del XIV Congreso Internacional de Archivos (Sevilla, 2000), analiza la posible integración de las nociones de sistema archivístico y de gestión de documentos en el ámbito doctrinal iberoamericano. Para ello comienza definiendo sistema archivístico –inclusive la incidencia de la Teoría General de Sistemas–, la evolución de su implantación en los países iberoamericanos y del Caribe y sus características más sobresalientes. Prosigue el trabajo analizando el concepto de gestión de documentos, su origen en Norteamérica, sus principios y rasgos más destacados, su impacto en los organismos archivísticos internacionales (UNESCO, Consejo Internacional de Archivos), los modelos internacionales existentes (estableciendo una tipología entre modelos originarios, modelos de segunda generación, modelos por asimilación y modelos en construcción, frente a las características de los modelos institucionales) y la aproximación conceptual en los países iberoamericanos. Como conclusión, el autor propone, más que la búsqueda metodológica de un modelo específico de gestión de documentos para el área iberoamericana, la aproximación entre ambos conceptos a través de una reflexión sobre la noción de «política de tratamiento de documentos» –concretamente su elemento «programa»–, definida por Carol Couture y Jean-Yves Rousseau (en su obra Les Archives au XXe siècle, publicada en Montreal en 1982), y que ayude a ampliar la visión tradicional del ciclo de vida de los documentos por tipos de archivos (de gestión, intermedio e histórico) a una contemplación en fases (activa, semiactiva e inactiva). A pesar del tiempo transcurrido desde su redacción, el artículo mantiene su más rabiosa actualidad, ya que con la aparición en el año 2001 de las normas ISO 15489-1 y 2, sobre gestión de documentos, y otra normativa relacionada, llamadas a establecer una pauta común en el desarrollo de los sistemas archivísticos a escala internacional, este trabajo aporta los elementos imprescindibles para una reflexión previa a su interpretación en los diferentes contextos nacionales, a todas luces necesaria, a considerar anteriormente a la aplicación de las normas.