Los sistemas de gestión documental de software libre en las pequeñas y medianas empresas: entre el desconocimiento y la indiferencia

Resumen

La gestión documental no es un pequeño proceso que la organización debe contemplar; por el contrario, siendo transversal, abarca todo el funcionamiento de la organización e influye en la eficacia frente al cumplimiento de objetivos y/o propósitos misionales y visionales. Las empresas públicas o grandes empresas han reconocido la importancia que tienen los Sistemas de Gestión Documental (SGD). En tal virtud, han procurado sumarse a la implementación tecnológica que facilite el proceso, apostándole a desarrollos de software de bajo costo (software libre) y que se acomode a las necesidades particulares de su organización; no obstante, con las PYME no ocurre lo mismo. De acuerdo con los resultados encontrados, las PYME en su gran mayoría, desconocen la importancia de los SGD y más aún, del software libre como posible solución a las necesidades de administración y gestión documental. De hecho, hablar de software remite a un imaginario de «altos costos» y «procesos de lujo» más no a una necesidad real e imperante. En la aproximación que se realizó a una PYME en la ciudad de Bogotá, se identifica un proceso tradicional de archivo que intenta vincular herramientas tecnológicas para la conservación de documentos, sin embargo, se identifica que esto no garantiza el almacenamiento y recuperación adecuada de documentos. A partir de allí se identifica la importancia de aportar soluciones de software que no solo cobije a una única organización PYME, sino que, permita consolidar, desde estas experiencias particulares, una herramienta masificada que vincule a este sector productivo tan importante para el avance económico y cultural de un país.